Каким способом телефонные разговоры подтверждаются как затраты фирмы?

Содержание
  1. Как законно и правильно использовать запись разговоров с клиентами
  2. Законность записи телефонных разговоров
  3. Какие возможности дает запись разговоров компании?
  4. Контроль работы сотрудников и общая дисциплина в организации
  5. Эффективные продажи — двигатель вашего бизнеса
  6. Построение клиентоориентированного бизнеса
  7. Предупрежден – значит вооружен: принципы работы закона о праве записи телефонных разговоров
  8. Для чего ведётся запись разговоров?
  9. Способы записи разговоров
  10. Скрытая запись разговора сотрудников: можно или нельзя?
  11. Чем руководству может быть интересна запись разговоров с клиентами?
  12. Как мы видим эту ситуацию?
  13. Статистика звонков
  14. Звонки что это
  15. Кому и зачем нужна статистика
  16. Классификация звонков
  17. Насколько эффективны холодные звонки
  18. IP-телефония от Asterisk
  19. Microsoft Lync 2013
  20. Яндекс. Метрика
  21. Мегафон
  22. МТС
  23. Билайн
  24. Ростелеком
  25. Мобильные приложения
  26. Callistics
  27. Call Stats
  28. OpenCalls.me
  29. WhatsApp
  30. Сокращение расходов на связь: как оптимизировать затраты и сэкономить на телефонной связи?
  31. Расходы на телефонную связь в бюджете компании
  32. Откажитесь от аналоговой связи в пользу IP-телефонии
  33. Выбирайте лучшие условия
  34. Подключите виртуальную АТС и ведите учет расходов на связь
  35. Подбирайте выгодный тариф
  36. Пользуйтесь услугами аутсорсинговых компаний
  37. prednalog.ru
  38. Как определить сумму расходов на мобильную связь?
  39. Преимущества и недостатки детализации переговоров
  40. Преимущества и недостатки лимитирования
  41. Как учесть расходы, если сотрудник вел переговоры в личных целях за счет компании?
  42. Сотрудник возмещает расходы на мобильную связь
  43. Если сотрудник не компенсирует расходы за личные звонки
  44. Какими документами можно подтвердить расходы на телефонные переговоры по мобильному телефону?
  45. Как учесть стоимость самих телефонов и расходы на корпоративные сим-карты?
  46. Если сотрудник использует личный телефон, имеет ли он право на компенсацию?
  47. Можно ли учесть в расходах стоимость дополнительных услуг связи?

Как законно и правильно использовать запись разговоров с клиентами

Каким способом телефонные разговоры подтверждаются как затраты фирмы?

Наверное, каждый из нас при звонке в крупную компанию или банк сталкивался с ым сообщением, что ведется запись всех разговоров с целью улучшения качества.

Сегодня мы поговорим о том, как правильно и законно использовать запись разговоров в работе компании, и какие дополнительные преимущества вы можете получить с ее помощью.

Законность записи телефонных разговоров

Запись телефонных разговоров связана с понятием тайны связи, описанном в Конституции РФ (статья 23, часть вторая) как неотъемлемое право личности.

В УК РФ предусмотрены статьи 138 и 137, в соответствии с которыми следует наказание за нарушение тайны связи .

В первой статье определяется ответственность за разглашение тайны переписки и телефонных разговоров, во второй — ответственность за сбор и распространение информации о частной жизни граждан без их согласия. Также защиту телефонных переговоров подтверждает Федеральный закон «О связи».

Вы можете вести в офисе запись телефонных разговоров, если учтете два фактора:

  • вы должны обеспечить открытость записи, то есть уведомить своих сотрудников о ней;
  • информация, которую вы получите во время записи разговоров, не должна распространяться третьим лицам. Под третьими лицами понимаются все, кроме сотрудника, чьи разговоры были записаны и лиц, кто вел запись и прослушивание разговоров.

До сотрудников часто эта информация доводится через информационные порталы компании или оформляется в должностных инструкциях, в которых сотрудник должен расписаться.

Для клиентов же перед началом разговора используется устное уведомление  с помощью ого приветствия (IVR) о том, что все телефонные разговоры записываются. Например, такого: “Здравствуйте! Вы позвонили в компанию ….

В целях повышения качества обслуживания ваш разговор будет записан.”

Какие возможности дает запись разговоров компании?

Итак, когда мы определились, как законно использовать запись разговоров, можно поговорить и о всех достоинствах и преимуществах, которые дает эта технология.

Контроль работы сотрудников и общая дисциплина в организации

Пожалуй, это самый очевидный пункт, который напрямую ассоциируется у людей с внедрением записи разговоров в организации. Действительно, запись телефонных разговоров, особенно если это знают сотрудники компании, дает положительный эффект в виде повышения качества выполняемой работы и общей дисциплины в коллективе.

Внедрив запись телефонных разговоров, вы сможете:

  • эффективно контролировать рабочее время сотрудников;
  • быстро выявлять и избавляться от сотрудников, выполняющих свою работу недобросовестно;
  • уменьшить затраты на связь за счет устранения нецелевых звонков из корпоративной сети;
  • защищать свою коммерческую тайну от неумышленного и умышленного распространения;
  • проверять лояльность сотрудников.

Сообщение о том, что ведется запись разговоров, хорошо дисциплинирует не только сотрудников, но и клиентов, которые, зная, что их слова будут записаны, стремятся вести себя в рамках общепринятых норм поведения, что также может защитить ваших сотрудников от нападок со стороны клиентов.

Эффективные продажи — двигатель вашего бизнеса

На просторах Интернета полно видео с записью разговоров, когда менеджеры компаний грубят клиентам, не могут ответить на их вопросы, демонстрируя свою некомпетентность или вовсе показывающих наплевательское отношение менеджеров к клиентам компании. Скорее всего, руководители компаний, в которых работают такие менеджеры, даже не подозревают о реальной ситуации в их бизнесе.

Возможность решения подобных проблем с помощью записи телефонных разговоров мы описали в предыдущем пункте.

Здесь же хотелось бы остановиться на вопросе правильного построения продаж. Какие проблемы здесь может решить запись телефонных разговоров?

  1. Помощь в составлении и развитии скриптов продаж. Ни для кого не секрет, что в продажах ключевым инструментом является скрипт продаж, который периодически необходимо обновлять и дополнять. Записи разговоров здесь являются источником информации для обновления ваших продающих скриптов.
  2. Обучение новых сотрудников. В диспетчерских отделах, как и в отделах продаж, часто наблюдается текучка кадров. И в этой ситуации встает проблема набора и обучения новых сотрудников. Как раз здесь нам также может помочь запись разговоров. Как показывает практика, обучение новых сотрудников проходит гораздо быстрее и эффективнее, когда есть возможность продемонстрировать как нужно делать и как делать не нужно на живых практических примерах — записях телефонных разговоров коллег.

Построение клиентоориентированного бизнеса

Телефония сегодня является основным каналом общения компаний и клиентов. Сколько информации можно получить из записи телефонных разговоров, которая могла бы помочь вам сделать ваши услуги более полезными и привлекательными для ваших текущих и потенциальных клиентов. Сколько точек роста вы могли бы открыть для себя, просто прослушивая ваших клиентов!

Внедрив в свой бизнес запись разговоров, вы можете заложить крепкий фундамент для стабильного роста и развития вашего бизнеса в будущем.

Прима Телеком предоставляет своим клиентам услугу записи телефонных разговоров, которая — наряду с глубокой интеграцией с CRM-системами amoCRM и Битрикс24 — позволит вам воспользоваться всеми описанными выше преимуществами.

 Также мы предлагаем вам попробовать весь набор наших услуг в течение 30 дней абсолютно бесплатно! Узнать подробнее вы можете здесь: https://primatel.ru/virtualnaya-ats-test-drajv/

Источник: https://primatel.ru/kak-zakonno-i-pravilno-ispolzovat-zapis-razgovorov-s-klientami/

Предупрежден – значит вооружен: принципы работы закона о праве записи телефонных разговоров

Каким способом телефонные разговоры подтверждаются как затраты фирмы?

1, Июль 2016

В УК РФ, а именно в статье 138, отражены основные нарушения норм ведения тайной переписки, почтовых, телеграфных, телефонных и прочих разговоров. Так как эта статья уголовного кодекса по сей день вызывает споры, мы решили выяснить, каким образом законодательство регулирует сферу телефонии.

Для чего ведётся запись разговоров?

Телефонные разговоры записываются сплошь и рядом, что сегодня ни для кого не секрет, особенно при работе компаний и корпоративном общении.

Цель таких действий — не слежка за работниками и вычисление того, обсуждают ли сотрудники фирмы корпоративные тайны с посторонними, а тщательный анализ бесед и выявление перспективных коммуникационных методов и практик. Анализ диалогов сотрудников также позволяет добиться максимально продуктивного и комфортного взаимодействия с клиентом в целом.

Зачастую разговоры записывают для обеспечения безопасности работников компании ведь, к сожалению, нередки входящие звонки оскорбительного характера, содержащие угрозы, клевету и прочие нелицеприятные высказывания.

Способы записи разговоров

Различают два способа записи разговоров: явный и скрытый. При первом способе проводится «прослушка» на крупных сетях компаний, занимающихся оказанием различного рода услуг населению.

К таким компаниям относятся снабженческие фирмы, сотовые операторы, банки, торговые сети и т.д. Обязательное условие проведения открытой записи: информирование клиента до начала разговора.

То есть, клиент звонит в компанию, где первым делом слышит примерно следующего содержания фразу автоответчика: «внимание, в целях безопасности и совершенствования сервиса ваш разговор записывается». Многие слышали такое сообщение.

Это вполне законный способ реализации права записи беседы. Когда обе беседующие стороны заведомо знают, что весь разговор будет записан, ни абонент, ни оператор компании не станут нарушать общепринятые нормы этики и морали.

Что касается скрытой или неявной записи разговоров, инициаторами таких действий чаще всего выступают службы безопасности и индивидуальные предприниматели. Такой способ записи преследует одну из следующих пяти целей:

  1. Определить, насколько продуктивно используется рабочее время. Когда сотрудники знают, что в офисе ведётся «прослушка», они будут посвящать 99% своего рабочего времени должностным обязанностям, а не личным делам. 
  2. Обнаружение «лишних» работников фирмы. То есть тех, кто своими действиями не приносит дохода компании. Пункт связан с предыдущим, поскольку в категорию ненужных входят кадры, тратящие рабочее время впустую. 
  3. Минимизация расходов на связь. Негласная запись разговоров уместна в компаниях, работникам которых в рамках должностных обязанностей приходится часто совершать междугородние и международные звонки. 
  4. Контроль лояльности сотрудников. 
  5. Способствование неразглашению коммерческой тайны. 

Часты случаи ведения компаниями скрытой записи разговоров сотрудников с клиентами без предварительного уведомления клиентов, поэтому возникают сомнения насчёт законности подобных действий со стороны руководства организаций. Итак, вопрос законности ведения скрытой записи нужно рассматривать в двух приложениях: первое — касаемо работников фирмы, второе — касаемо клиентов.

Скрытая запись разговора сотрудников: можно или нельзя?

В большинстве случаев скрытая запись разговоров сотрудников является инициативой самого руководства компании.

С одной стороны, это вполне нормально, особенно когда клиенты жалуются на сотрудников, говоря о некультурности общения по телефону.

Поэтому офисы многих организаций оснащены системами скрытой фиксации входящих и исходящих вызовов, о которой неизвестно ни правоохранительным органам, ни работникам фирмы.

Что говорят юристы о подобных ситуациях? Сейчас выясним.

  • Такие действия противозаконны, причём при записи телефонного разговора потерпевшей стороной является сотрудник фирмы. Его заранее не предупредили о «прослушке». Нести ответственность за это деяние должно руководство компании, а именно директор, поскольку по его инициативе произошло «вмешательство в личную жизнь работника»; 
  • Если вы хотите вести скрытую запись разговоров, тем самым осознанно нарушая права сотрудников, дайте работникам возможность в письменном виде подтвердить согласие на прослушивание своих служебных разговоров. 

Нет конкретного правила уведомления сотрудников о «прослушке» и записи переговоров. Каждая компания делает это так, как считает нужным.

Одни информируют работников в устной форме на пятиминутках или собеседованиях, другие — вносят соответствующие дополнения в лист должностных инструкций, требуя от каждого сотрудника поставить свою подпись, а некоторые предпочитают выложить тему-объявление в тематическом разделе официального сайта фирмы. Так или иначе, сотрудники должны знать о том, что на работе ведётся «прослушка».

Чем руководству может быть интересна запись разговоров с клиентами?

На самом деле, она предоставляет компании ряд возможностей:

  • Оценка компетентности каждого сотрудника; 
  • Ведение статистики заявок и звонков. Фиксирование каждого звонка позволяет определить уровень спроса на конкретный товар/услугу, а также оценить эффективность тех или иных рекламных мероприятий; 
  • Помощь в документировании переговоров. Не всегда удаётся записать всю информацию, полученную в процессе диалога с клиентом. «Прослушка» позволяет восполнить такие пробелы. 

На сегодняшний день немало споров вызваны расхождением мнений о том, должны ли предприниматели информировать подчинённых о ведении записи разговоров. Вот основные позиции спорящих:

  • Законодательством не предусмотрена норма, запрещающая проводить запись разговоров без согласия работника, поэтому в предупреждении сотрудников нет необходимости. Особенно если речь идёт о самих диспетчерах или менеджерах, которые не обязаны говорить каждому абоненту ведении записи разговора с ним; 
  • Уведомление клиента о «прослушке» разговоров — обязательное условие, что подтверждается ст. 138 УК РФ, содержащей исчерпывающий список действий, расцениваемых законодательством нарушениями тайны переписки и любых разговоров граждан. 

Как мы видим эту ситуацию?

У нас есть своё мнение на этот счёт, поскольку мы рассматриваем ситуацию ещё с одной, с третьей стороны, руководствуясь непосредственно инструментом для записи разговоров.

Согласно закону, что программы, которые можно применять для ведения скрытой записи (включая АТС), относятся к отдельной категории специальных средств для негласного получения информации (СТС НПИ). При этом, лица, совершающие покупку, эксплуатацию и продажу СТС НПИ, согласно ст. 138.1 УК РФ, несут уголовную ответственность за противоправные деяния.

Если вы не преследуете корыстных целей, уведомляйте своих сотрудниках о подобных действиях, если же дурной умысел есть — будьте готовы нести за свои действия полную ответственность.

Чтобы организации использующие IP АТС Komunikator не нарушали права клиентов — нами было принято ответственное решение: добавить специальное IVR предупреждение о записи разговора, что не позволит использовать данную функцию из состава IP АТС Komunikator втайне от абонентов.

Источник: https://komunikator.ru/news/detail/preduprezhden-znachit-vooruzhen-printsipy-raboty-zakona-o-prave-zapisi-telefonnykh-razgovorov/

Статистика звонков

Каким способом телефонные разговоры подтверждаются как затраты фирмы?

IT-технологии развиваются с невероятной скоростью. Люди могут общаться независимо от расстояния, бизнес получил широкие возможности для привлечения новых клиентов. Облачные сервисы позволили отказаться от громоздких АТС. Статистика звонков стала довольно востребованной. Анализ данных позволяет оптимизировать работу сотрудников и сократить расходы предприятия.

Звонки что это

Термин «Телефонный звонок» прочно вошел в обиход в 1876 году. Первым по телефону поговорил ученый А. Белл. С тех пор ситуация сильно изменилась. Сегодня только по WhatsApp совершается свыше 100 млн. звонков в день. Причем услуга предоставляется бесплатно. Пользователи платят только за интернет.

Информационные технологии позволяют отсылать смс, общаться на расстоянии, видеть собеседника и подбирать мелодии на звонок. Для бизнеса телефон стал настоящим спасением. Телефонные звонки стали разновидностью коммерческой деятельности. Статистика звонков фиксирует:

  • их общее количество;
  • время звонка и среднюю продолжительность разговора;
  • количество пропущенных и анонимных звонков;
  • сколько было совершено звонков с мобильных и стационарных телефонов, а также по межгороду;
  • количество интернет звонков;
  • затраты на связь и др.

Кому и зачем нужна статистика

Статистика телефонных звонков нужна:

  • руководителям компаний;
  • специалистам в области СЕО-оптимизации и маркетологам;
  • техническим специалистам в области связи;
  • руководителям служб скорой помощи, милиции и пожарной охраны;
  • менеджерам и руководителям службы продаж.

Классификация звонков

Все звонки делятся следующим образом:

Входящие звонки – те, что поступают на телефон. Исходящие – те, что сделаны с любого телефона. В бизнесе важно иметь заготовки и инструкции на разные виды звонков. Менеджер компании должен уметь перехватывать инициативу в разговоре.

Холодные звонки (от англ. Cold calling) подразумевают первичный обзвон людей, с целью продажи им товаров или услуг. Теплыми считаются те, в которых идет общение с потенциальными клиентами, которые уже знают о компании.

Насколько эффективны холодные звонки

Предприниматели расходятся во мнении в отношении продуктивности обзвона потенциальных клиентов. Статистика холодных звонков в процентах крайне низкая. Положительные результаты приносит всего 1% дозвонов.

Тогда как эксперты считают холодные звонки одним из основных способов привлечения новых клиентов. Низкая статистика эффективности холодных звонков вызвана:

  • малой клиентской базой;
  • недостаточным контролем сотрудников, осуществляющих обзвон;
  • отсутствием скрипта (сценария звонков абонентам) или плохой его проработкой;
  • слабой подготовкой менеджеров или их непригодностью по психологическим качествам;
  • не использованием возможностей CRM-систем.

Какой должна быть статистика холодных звонков? Минимальные показатели при обзвоне клиентов:

  • производительность менеджера – от 100 до 120 звонков в день;
  • средняя эффективность холодного обзвона менеджеров – от 5% до 15%.

Причем руководители колл-центров должны проводить запись переговоров для последующего анализа.

IP-телефония от Asterisk

Информационные технологии позволило бизнесу отказаться от обычных телефонных станций и перейти на облачные АТС. Для офисов и небольших call-центров оптимальным вариантом является программная IP АТС «Asterisk». Пользователям доступны следующие услуги:

  • ая почта;
  • возможность создавать конференцсвязь;
  • функция «запись звонков»;
  • использование IVR (интерактивное ое меню);
  • переадресация звонков;
  • возможность ставить звонки в очередь.

Статистика звонков Asterisk содержит:

  • данные о входящих и исходящих звонках операторов;
  • отчеты в виде таблиц с возможностью экспорта в Excel.

Asterisk работает на ОС Linux, FreeBSD, OpenBSD и др. Для облегчения работы с АТС предусмотрены графические интерфейсы. В FreeBSD можно настроить Asterisk и составить расписание звонков без специальных знаний.

Для сбора данных FreePBX использует модуль CDR Reports от коммуникационной платформы Астериск. Отчеты содержат:

  • статистику входящих, исходящих и пропущенных звонков;
  • записи звонков между сотрудниками.

Интерфейс модуля CDR Reports имеет множество различных фильтров.

Microsoft Lync 2013

Microsoft Lync 2013 – это система объединённых коммуникаций или иначе общий клиент для различных ОС. Функционал MS Lync включает:

  • мгновенный обмен сообщениями;
  • аудио и видео разговоры с созданием конференций;
  • возможность блокировки звонков;
  • доступ к совместной работе над документами;
  • связь с мобильными сетями и пр.

В Lync сбор статистики звонков осуществляет Skype for Business Server. Функция «Оценка звонков» содержит все необходимые для администратора сведения.

Яндекс. Метрика

В рамках сервиса Яндекс Метрика предусмотрена функция «Целевой звонок 2.0». Она полезна для тех, кто занимается бизнесом в интернете. Услуга доступна для подключения в Москве, Санкт-Петербурге, Нижнем Новгороде и Самаре. Абонентная плата – 11 руб. в сутки. «Целевой звонок» позволяет:

  • оценивать работу сотрудников;
  • делать оценку эффективность рекламы;
  • учитывать отложенную и оффлайн-конверсию;
  • подключить любое количество телефонных номеров.

Мегафон

Статистика звонков и расходов доступна в личном кабинете – https://lk.megafon.ru/login/. Раздел «Детализация расходов» содержит:

  • список всех входящих и исходящих вызовов и СМС;
  • сведения о подключенных опциях;
  • текущие расходы пользователя.

При необходимости можно скачать мобильное приложение на сайте оператора. Через раздел «Заказ детализации» можно будет получать на почту распечатку с отчетом о сделанных звонках. Период и формат документа пользователь выбирает сам.

За 100 руб. в месяц можно подключить услугу «Ежемесячные отчеты». Расширенная статистика расходов будет приходить на емейл, по почте или курьером.

МТС

Статистика звонков и расходов доступна в личном кабинете – https://login.mts.ru/amserver/UI/Login. Доступ к отчету можно получить несколькими способами:

  • путем нажатия вкладки «Контроль расходов»;
  • через мобильное приложение «мой МТС»;
  • в салоне оператора сотовой связи. Услуга стоит 70 руб.;
  • заказав распечатку с доставкой по почте или через курьера (платно).

Отчет предоставляется в виде детализации за месяц (1 раз в сутки), за 6 месяцев (на емейл). Также можно получить данные за день по телефону – *152*1#. Отчет включает:

  • информацию о пополнении счета;
  • детализацию звонков с расходами по ним;
  • затраты на СМС, ММС и интернет.

Билайн

Статистика звонков и расходов доступна в личном кабинете – https://my.beeline.ru/login.xhtml. Раздел «Детализация» содержит:

  • перечень входящих и исходящих вызовов, стоимость звонков;
  • затраты на СМС и ММС, с детализацией номеров (получателя/отправителя);
  • все платежи и пополнения счета.

Также можно отправить смс на короткий номер 1401 sms-сообщение с адресом своей электронной почты. Отчет будет выслан на емейл в формате MS Excel (.xls).

Дополнительно пользователи могут скачать в Google Play или AppStore приложение «Мой Билайн». Распечатку звонков можно заказать в разделе «Финансы».

В салоне оператора сотовой связи распечатка выдается на платной основе. Ее стоимость рассчитывается индивидуально.

Ростелеком

Статистика звонков и расходов доступна в личном кабинете – http://lk-rt.com/. Чтобы получить отчет нужно нажать на вкладку «Заказать детализацию». Также нужно выбрать период и указать адрес электронной почты. Отчет содержит:

  • сведения о входящих и исходящих звонках на телефон (время, дата, продолжительность и стоимость разговора);
  • объем интернет трафика и его стоимость.

Бумажную распечатку звонков со стационарного телефона можно получить в офисе компании Ростелеком. Услуга – платная.

Мобильные приложения

Для оптимизации расходов на услуги связи пользователь может установить на телефон мобильное приложение. Найти подходящую программу не составит труда.

Статистика звонков для iPhone доступна в самом гаджете. Что касается смартфонов на ОС Windows или Андроид, то им также потребуется мобильное приложение. Ниже представлен обзор некоторых из них.

Callistics

Приложение можно скачать в Google Play. Отчет содержит данные:

  • о входящих и исходящих звонках, с указанием суммарного времени, затраченного на разговоры с каждым абонентом;
  • о распределении звонков с указанием имен и номеров телефонов;
  • о количестве входящих и исходящих сообщений;
  • об используемом трафике.

Статистика входящих и исходящих звонков и СМС предоставляется в графическом виде. Если гаджет использует две SIM-карты, то данные снимаются с обеих. Краткий отчет доступен в разделе «Резюме».

Call Stats

Программа предназначена для сбора статистики звонков на гаджетах с ОС Android. Отчет содержит данные:

  • о входящих и исходящих звонках и СМС (дата и время);
  • об операторе, чьи услуги были наиболее востребованными.

Сегодня пользователям доступна версия 1.03.017.

OpenCalls.me

Приложение рекомендуется использовать владельцам мелкого и среднего бизнеса. Программа позволяет контролировать звонки сотрудников. Преимущества приложения:

  1. Информация о совершенных звонках собирается в одном месте и хранится в файле Google Spreadsheet/ Google таблицы. Ориентироваться в отчете помогает разбивка данных на блоки «Дата», «Время», «Продолжительность».
  2. Каждому звонку на телефон можно присваивать тэг. Опция позволяет не забыть о предмете беседы и когда нужно сделать обратный звонок.
  3. Все отчеты сохраняются в личном кабинете пользователя. При необходимости их можно отправлять на емейл заинтересованным лицам.
  4. В beta-версии для ОС Андроид доступна запись всех разговоров.
  5. Программа позволяет контролировать работу операторов в реальном времени.

В Google Play мобильное приложение доступно под названием «Контроль и анализ звонков». Актуальная версия – 2.15.

WhatsApp

Мобильный мессенджер WhatsApp использует более 1 млрд. человек. Приложение позволяет бесплатно совершать звонки не только по России, но и за границу. Абоненту достаточно иметь выход в интернет.

Помимо звонков на Ватсап, пользователи могут вести диалог в чате, отправлять документы и видеофайлы. Все данные защищены сквозным шифрованием.

Статистика звонков, сообщений и интернет трафика, доступна в специальном разделе. Пользователю нужно открыть вкладку «Настройка», «Данные и хранилище», «Использование сети» или «Хранилище».

Источник: https://vawilon.ru/statistika-zvonkov/

Сокращение расходов на связь: как оптимизировать затраты и сэкономить на телефонной связи?

Каким способом телефонные разговоры подтверждаются как затраты фирмы?

Любая компания для развития своего бизнеса вынуждена тратить деньги на телефонную связь. Разница лишь в том, что у кого-то на это уходит больше средств, а у кого-то — меньше. Все зависит от размера и структуры самой организации.

Но как бы то ни было, руководители всегда стремятся сэкономить на данной статье расходов. В последнее время для подобных целей все чаще прибегают к организации IP-телефонии. В короткие сроки это решение позволяет сократить затраты на связь до 90%.

Расходы на телефонную связь в бюджете компании

Сегодня ни одно предприятие, будь оно мелкое или крупное, не может существовать без телефонии и Интернета. По результатам опросов исследовательской компании Gartner Group, российские предприятия тратят на телекоммуникационные услуги от 0,64 до 3,87% от оборота.

Наибольшие затраты отмечаются у организаций, работающих в области финансов и страхования, ТЭК, телекоммуникаций и металлургии, транспорта и связи, государственного управления и военной безопасности.

При этом расходы предприятий на телекоммуникации имеют тенденцию к увеличению — об этом заявили 63% респондентов.

Телефонная связь составляет значительную часть бюджета. В основном это касается компаний с call-центрами и с разветвленной сетью офисов.

Небольшие фирмы тратят на телефонную связь в среднем от 15-ти тысяч рублей в месяц (абонентская плата и звонки).

Затраты компаний средней величины достигают 50–100 тысяч рублей, а крупных предприятий — нескольких сотен тысяч рублей. В связи с этим многие организации задумываются о переходе на виртуальную телефонию.

Откажитесь от аналоговой связи в пользу IP-телефонии

Если верить статистике российских провайдеров, предоставляющих услуги IP-телефонии, уменьшить расходы на связь с их помощью удается большинству клиентов. В процентном соотношении это выглядит примерно так:

  • 21,4% компаний отметили сокращение расходов более чем на 50%;
  • 17,9% организаций смогли уменьшить траты на 30–50%;
  • 32,1% — снизили затраты на связь на 20–30%;
  • 14,1% — сократили расходы на 10–15%.

Выделим основные преимущества IP-телефонии перед аналоговой и мобильной связью.

Стоимость. Междугородные и международные звонки в рамках пользования услугами IP-телефонии тарифицируются по ценам, которые намного выгоднее расценок аналоговой телефонии или мобильных операторов.

Стоимость исходящих междугородных звонков может быть снижена в 3–5 раз, а международных — до 30 раз, в зависимости от направления. Например, в среднем минута разговора с Германией обойдется всего в 70 копеек, с США — в 90 копеек, с Италией — в 50 копеек, с Китаем — в 1 рубль.

При этом звонки внутри корпоративной сети всегда будут бесплатными, вне зависимости от расположения филиалов: в другом регионе или другой стране.

Стоимость IP-оборудования немного выше по сравнению с традиционным телефонным оборудованием, однако эта разница в цене очень быстро окупается: в течение 2–3 месяцев.

Например, если у московской компании есть филиал в Казани, то одна минута разговора по аналоговому аппарату будет стоить около 4-х рублей, а по IP-телефону — всего 1,5 рубля.

Если в среднем сотрудники тратят на телефонные переговоры с филиалом около 60-ти минут в день, то месячные расходы на телефон при аналоговой связи составят около 6-ти тысяч рублей, а при использовании интернет-телефонии — всего 2 с небольшим тысячи.

Масштабируемость и мобильность. Виртуальная телефония легко подстраивается под нужды бизнеса — количество телефонных линий можно увеличивать или уменьшать самостоятельно, в любой момент времени, без вызова специалиста.

Все это происходит в считанные минуты. Подключить услуги интернет-телефонии можно с сохранением старого номера. Причем даже при переезде он останется с вами.

Любой сотрудник может легко настроить переадресацию со своего корпоративного телефона на мобильный для того, чтобы всегда быть на связи.

Превосходное качество связи и широкие возможности для бизнеса. Качество связи при использовании интернет-телефонии никак не зависит от расстояния, никаких проблем или перебоев со связью не возникает. IP-телефония — это высокотехнологичное решение, которое открывает перед владельцами бизнеса разнообразные возможности:

  • организация на сайте онлайн-приема звонков с помощью специального сервиса;
  • благодаря многоканальным номерам телефон никогда не будет занят для клиента;
  • широкие возможности интеграции с любым другим программным обеспечением;
  • возможность организации call-центра по очень низкой цене;
  • отслеживание эффективности любых рекламных кампаний;
  • ое меню, автосекретарь и интеллектуальная переадресация;
  • возможность организации вебинаров, видео- и аудиоконференций;
  • доступ к любым статистическим данным в рамках использования телефонной связи, полный контроль за расходами.

Выбирайте лучшие условия

На сегодняшний день в России существует около 400 провайдеров телекоммуникационных услуг, но совсем немногие могут похвастаться предоставлением услуг высочайшего качества и при этом доступными ценами. Среди надежных провайдеров стоит отметить компании «Межрегиональный ТранзитТелеком» («МТТ»), «Ростелеком» и ТТК.

При выборе оператора интернет-телефонии необходимо рассмотреть как можно больше различных предложений, а также сравнить предоставляемый функционал.

Возможно, следует объявить тендер среди операторов связи и выбрать лучшие условия. Проведение переговоров позволит снизить расходы на связь на 40–50%.

В период кризиса это особенно актуально, так как операторы стремятся удержать своих клиентов и привлечь как можно больше новых, снижая стоимость услуг.

Еще один способ оптимизации — передача всех телекоммуникационных услуг в руки одного оператора. Сегодня провайдеры интернет-телефонии предлагают для корпоративных клиентов весьма выгодные пакетные решения, которые не только сокращают расходы на связь, но и упрощают документооборот и отчетность.

Подключите виртуальную АТС и ведите учет расходов на связь

Виртуальная АТС — это услуга для бизнеса, которая позволяет заменить аналоговую АТС и даже организовать call-центр.

Внедрение виртуальной АТС позволяет централизовать процесс использования связи. Биллинговый отчет по единой корпоративной сети предоставит возможность контролировать звонки, совершаемые по корпоративным телефонам. Данный пункт значительно сократит количество внеслужебных исходящих вызовов и уменьшит расходы на телефоны сотрудников.

Для того чтобы все переговоры фиксировались в едином биллинговом отчете, необходимо настроить переадресацию всех звонков из филиалов в головной офис. Таким образом, все исходящие звонки будут идти только из центрального офиса. Только с помощью этого шага расходы на связь можно уменьшить в 10 раз.

Подбирайте выгодный тариф

Как ни странно, одним из наиболее простых способов сокращения расходов является пересмотр тарифного плана.

Ведь многие компании переплачивают за связь только потому, что не интересуются, подходит ли им существующий тариф.

Ели вы решили сменить его, ответьте себе на вопрос: какие опции вам необходимы, а от каких можно отказаться. К примеру, важно определиться, потребуется ли вам подключать новых участников к многоканальной сети.

Другой немаловажный аспект — квотирование внеслужебных и других звонков с корпоративных номеров — к примеру, запрет на звонки на телефонные номера, которых нет в специальном списке, или ограничение доступа к междугородной и международной связи для тех, кому он не нужен во время работы.

Некоторым организациям, особенно тем, которые контактируют напрямую с потребителями своих товаров или услуг, может потребоваться услуга записи телефонных разговоров.

Можно также подключить тариф для более выгодных звонков по разным направлениям.

Пользуйтесь услугами аутсорсинговых компаний

В некоторых случаях оптимальным решением для сокращения расходов становится обращение в аутсорсинговые компании. К примеру, это касается тех организаций, которым требуются услуги call-центра. Организация собственного call-центра, как известно, дело дорогостоящее. Прибегнув к услугам аутсорсинговой компании, вы сократите расходы вдвое и при этом сможете повысить прибыль на 15–20%.

Именно поэтому востребованность данной услуги ежегодно растет на 40% (по данным CNews).

Если вы хотите сократить расходы на связь, то вам просто необходимо перейти на интернет-телефонию, с помощью услуг которой вполне реально достигнуть высоких показателей экономии. Главное условие при этом — сделать правильный выбор в пользу провайдера, имеющего весомый опыт в работе, выгодно зарекомендовавшего себя на рынке, а также предоставляющего качественную связь и сервис.

Источник: https://www.pravda.ru/navigator/sokrashchenie-raskhodov-na-svjaz.html

prednalog.ru

Каким способом телефонные разговоры подтверждаются как затраты фирмы?

В процессе деятельности работники пользуются телефонами. И многие компании оплачивают расходы на мобильную связь. Но при расчете налога на прибыль возникает вопрос: в какой сумме списывать расходы на телефонные переговоры. Отделять ли личные звонки от служебных, и как это правильно сделать? Как отразить в учете расходы на телефонные аппараты и сим-карты?

Как определить сумму расходов на мобильную связь?

Существует два способа для определения затрат на услуги связи для работников.

Основной способ – детализация переговоров, т.е. рассмотрение всех звонков, которые были произведены с телефонного номера, и вычленение из них служебных звонков.

Второй способ основан на первом. Сначала вы детализируете все телефонные переговоры с данного номера, чтобы знать конкретную сумму, которую работник тратит на служебные переговоры, а затем лимитируете расходы, т.е.

выдаете сотруднику определенную сумму ежемесячно для телефонных переговоров.

Перечисление денежных средств на телефонный номер можно сделать и без участия самого работника: путем перечисления средств с расчетного счета работодателя оператору связи.

Любой из этих способов должен быть ориентирован на какой-то экономически обоснованный документ. А для этого необходимо в компании разработать правила пользования служебными мобильными телефонами. Так руководителю будет проще контролировать звонки сотрудника. В правилах нужно учесть такие принципы:

1. Сотрудник может использовать телефонные переговоры только в рамках своих служебных обязанностей.

2. Телефонные звонки должны лимитироваться, лимит устанавливается руководителем компании в определенной сумме.

3. При использовании служебных телефонов в личных целях сотрудник обязан вернуть компании сумму за личные переговоры на основании ст.232 ТК путем ее удержания из его заработка или в кассу компании.

4. Данные правила распространяются на работников, использующих служебные телефонные номера.

Данные правила подписываются лицом, отвечающим за услуги телефонной связи в компании, и главным бухгалтером, и заверяется подписью руководителя и печатью.

Преимущества и недостатки детализации переговоров

Преимуществом детализации разговоров является то, что руководитель может отследить служебные и личные звонки работника и увидеть, как работники используют свое рабочее время. К тому же обоснованность таких расходов легко доказать налоговикам, которые требуют детальный отчет.

Но бывают ситуации, когда трудно отделить служебные звонки от личных, например, когда родственники работника покупают продукцию компании и работнику приходится тратить время на разговоры с ними. К тому же для детализации расходов необходима выписка оператора связи, при заказе которой требуются дополнительные средства.

Преимущества и недостатки лимитирования

Преимущества лимитирования в том, что компания может оптимизировать расходы на мобильную связь, т.е. вы можете планировать бюджет, если заранее знаете суммы ваших расходов.

Недостатки лимитирования в том, что сотруднику может не хватать денег на переговоры и он будет должен оплачивать их из своего кармана. К тому же нужно будет проводить периодическую индексацию лимита в связи с повышением тарифов, сезонностью работ и пр. А это дополнительные затраты.

Как учесть расходы, если сотрудник вел переговоры в личных целях за счет компании?

Если телефон служебный, он зарегистрирован на компанию, соответственно, все выставляемые счета будут выписываться на компанию и оплачиваться ею в полном объеме. И это не зависит от того, были ли разговоры личные или служебные.

Но что делать с личными переговорами? Здесь все операции по учету расходов на мобильную связь зависят от того, возмещает ли работник расходы на телефонные переговоры или нет. Способ учета расходов здесь роли не играет.

Теперь поговорим о компенсации расходов на мобильную связь.

Сотрудник возмещает расходы на мобильную связь

Когда сотрудник возмещает расходы на личные переговоры, оплаченная им сумма учитывается в составе внереализационных доходов компании. Одновременно эту же сумму необходимо включить в прочие расходы компании (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Если сотрудник не компенсирует расходы за личные звонки

Если сотрудник не возмещает работодателю плату за личные телефонные переговоры, то эту сумму учесть при расчете налога на прибыль нельзя. Эти расходы не будут являться экономически обоснованными и никакого отношения к деятельности компании не будут иметь.

Рассмотрим случай на примере.

Пример 1. Компания на ОСНО учитывает расходы на мобильную связь.

В июне 2013 ООО «Альфа» заключило договор на оказание услуг мобильной связи с оператором, определив в условиях 100-%-ную предоплату.

В организации три абонентских номера, которыми пользуются главный бухгалтер, финансовый директор, и старший менеждер. Метод определения затрат и доходов в ООО «Альфа»- метод начисления.

В июне бухгалтер перечислил за услуги мобильной связи авансом 6500 рублей. Делаем проводку

Д-т 60 К-т 51= 6500 – перечисление денежных средств за мобильную связь

https://www.youtube.com/watch?v=kZQuo1WUmHQ

В июле 2013 был выставлен счет-фактура за услуги мобильной связи за июль на сумму 6254 руб. (в т.ч. НДС 954 руб.). При детализации номеров личных переговоров выявлено не было. Делаем проводки:

Д-т 26 К-т 60 = 5300 рублей (6254-954) -учтена стоимость служебных переговоров за июль 2013Д-т 19 К-т 60 = 954 рублей – входной НДС на мобильную связь

Д-т 68 К-т 19 = 954 рублей – входной НДС принят к вычету

Какими документами можно подтвердить расходы на телефонные переговоры по мобильному телефону?

Во избежание проблем с налоговой, при списании расходов на мобильную связь в компании должны быть следующие документы:

– правила пользования служебными мобильными телефонам;

– перечень работников, которые могут использовать служебные мобильные номера.

Оба эти документа утверждаются руководителем.

-должностная инструкция либо пункт в трудовом договоре, где прописано, что сотруднику для работы положен сотовый телефон.

– договор с оператором мобильной связи, детализированные ежемесячные счета.

Если работник использует личную сим-карту, необходима копия его договора с оператором, детализация его счета и заявление на возмещение затрат на мобильную связь.

Как учесть стоимость самих телефонов и расходы на корпоративные сим-карты?

Производственная необходимость иногда требует от работодателя покупку корпоративных сим-карт и телефонных аппаратов. Можно ли списать такие расходы в себестоимость? Можно, и здесь нет никаких проблем.

Корпоративная сим-карта принадлежит организации, а не отдельному сотруднику. Компания сама заключает договор с оператором связи, а затем передает сим-карту сотруднику на основании передаточного акта. Собственник сим-карты – это работодатель.

Расходы на покупку корпоративных сим-карт нужно отнести к прочим расходам (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). В основном, это расходы на стоимость самой сим-карты.

Обычно услуга по предоставлению номера и подключению к сети бесплатна. К тому же, денежные средства, на которые покупались сим-карты, обычно сразу зачисляют на счет абонента.

В этом случае учитывать эти расходы нужно по мере затрачивания денег (пп. 3 п. 7 ст. 272, п. 1 , 2 ст. 318 НК РФ).

Если собственник телефонного аппарата – компания, телефонный аппарат является корпоративным. Соответственно, он ставится на баланс. В связи с небольшой стоимостью (до 40000рублей), телефонные аппараты учитываются в составе материальных расходов и списываются в себестоимость целиком.

Если сотрудник использует личный телефон, имеет ли он право на компенсацию?

Рассмотрим ситуацию, когда сотрудник для работы использует свою сим-карту или использует свой личный сотовый телефон. Либо и сим-карта, и сам телефонный аппарат находятся в собственности сотрудника.

При использовании личного имущество в служебных целях, сотруднику положена денежная компенсация (ст. 188 ТК РФ). Размер компенсации и способы ее оплаты в законе не оговариваются.

Поэтому сумма компенсации может быть любой на усмотрение начальства. Только при этом необходимо оформить приказ о порядке выплаты компенсации за использование личных сотовых телефонов в служебных целях.

Эта компенсация в полном объеме включается с состав прочих расходов (пп. 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ).

Можно ли учесть в расходах стоимость дополнительных услуг связи?

Часто операторы предоставляют дополнительные услуги связи для своих абонентов (международный роуминг, режим ожидания и переадресации вызова, ая почта, определитель номера и другие). Эти расходы при определении базы по налогу на прибыль можно списать как прочие (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). Документы, которыми можно подтвердить такие расходы – счета, акты и пр.

К тому же, необходимо доказать экономическую обоснованность таких затрат. Здесь нужно руководствоваться должностными обязанностями. Либо, как и по аналогии с мобильной связью: составить приказ о пользовании дополнительными услугами связи и список лиц, имеющих на это право.

Можно внести данные в трудовые договора сотрудников и прописать необходимые пункты в должностных инструкциях.

Как рассчитать отпускные правильно и успеть отдохнуть.

Скорее в отпуск!

Для того, чтобы получить бесплатную книгу, введите данные в форму ниже и нажмите кнопку “Получить книгу”.

Источник: http://prednalog.ru/rashodyi-na-mobilnuyu-svyaz-kak-pravilno-oformit-i-uchest-v-zatratah/

Ваше право и голос
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: