Как правильно составить документооборот в розничной торговле

Содержание
  1. Как вести учёт товара и продаж в магазине
  2. Суммовой и аналитический товарный учёт в розничном магазине
  3. Как вести учет в магазине:  Excel или программа для учёта?
  4. Как вести учёт продаж в магазине вручную
  5. Оформляем торговые операции: чем отличаются договор поставки, договор купли-продажи и договор розничной купли-продажи
  6. Обязательные признаки договора поставки
  7. Товар покупается для личных целей
  8. Продажа бывшего в употреблении имущества
  9. Условие о сроке передачи товара
  10. Документооборот в отделе продаж пример. Документооборот в маркетинге и продажах
  11. Организация документооборота
  12. Основные документы, используемые в торговле
  13. Поступление товара
  14. Продажа и перемещение товарно-денежных ценностей
  15. Ревизии
  16. Отчеты
  17. Документооборот в маркетинге и продажах #бизнес-решения #СЭД #ECMJ
  18. Что такое маркетинг и продажи
  19. Документооборот в маркетинге
  20. Документооборот в продажах
  21. Классификация типов продаж
  22. Специфика розничных продаж
  23. Специфика оптовых продаж
  24. Специфика индивидуальных продаж
  25. Вывод
  26. Материалы по теме
  27. Как правильно вести розничную торговлю
  28. Отличие розничной торговли от оптовой
  29. Договор розничной купли-продажи
  30. Кассовый чек
  31. Товарный чек
  32. Торговля без кассового аппарата
  33. Правила оформления ценников
  34. Ответственность за нарушение правил торговли
  35. Как вас могут поймать за нарушения правил торговли

Как вести учёт товара и продаж в магазине

Как правильно составить документооборот в розничной торговле

Мы шесть лет общаемся с владельцами магазинов. По нашему опыту, вести учёт в маленьком розничном магазине не так уж и сложно: нужен лишь контроль и оперативное обновление информации о бизнес-процессах. В конце материала вы увидите инструкцию, которая поможет вести учёт товаров в магазине за четыре шага.

Суммовой и аналитический товарный учёт в розничном магазине

Суммовой способ учёта продаж позволит следить за суммой движений денег. Вести суммовой учёт можно в тетради или в таблице Excel. Способ позволит следить за работой магазина по периодам.

Запишите в первый столбик расходы за период, во втором фиксируйте данные о продажах. В третий пойдёт сумма приходов — выручка.

В четвёртом столбце по формуле «выручка минус расходы» вы рассчитаете прибыль.

Суммовой способ учёта товаров подойдёт на старте, если ассортимент и объёмы продаж невелики. Минус способа в том, что вы увидите только общую информацию о доходах и расходах, но не увидите, какой товар принёс больше прибыли, какая статья расходов тормозит развитие, как меняется прибыль в зависимости от сезона.

Аналитический способ учёта продаж подойдёт, если важно не только видеть прибыль, но и представлять, как влиять на эффективность компании. В этом поможет разделение учета на товары: фиксируйте расходы на закупки и приходы от продаж по товарам и магазинам.

В конце периода вы увидите, какой товар показал наивысшую маржинальность и принёс больше прибыли.

Если вы усложните аналитику и будете фиксировать не только продажи товаров, но и магазин, сотрудника, который провёл продажу, то в конце периода вы увидите самый маржинальный и самый нерентабельный товар, в каком магазине лучше продаётся тот или иной товар, какой сотрудник сделал больше продаж.

К минусам аналитического способа учёта продаж относится то, что его сложно вести. Требуется контролировать множество деталей. Справиться с этой задачей поможет специальная программа автоматизации систему учёта продаж.

Как вести учет в магазине:  Excel или программа для учёта?

Справиться с учётом количества сырья и материалов помогут таблица Excel или специальное ПО для учёта продаж. Таблица для учёта продаж подойдёт для малых предприятий.

Сейчас в свободном доступе находятся десятки шаблонов таблиц для учёта продаж в магазине, для работы с ними не требуется установка дополнительного программного обеспечения, кроме привычного Excel.

Вся база данных магазина сохранится на компьютере без возможности подключиться удалённо.

Справиться поможет специальная программа для учёта продаж в розничном магазине. То, что готовые решения разрабатываются для крупных фирм, — миф. Программы для учёта розничных продаж доступны и для небольших магазинов.

Онлайн-сервисы позволяют настроить систему учёта со взглядом в будущее: магазин и обороты будут расти, и для их обработки потребуется больше возможностей, которые недоступны в простых таблицах Excel.

К тому же к базе данных, которая находится в облачном хранилище, можно подключить всех сотрудников и отслеживать работу со смартфона или планшета — был бы интернет.

Как вести учёт продаж в магазине вручную

  • Первый шаг. Создайте базу товаров. Внесите в неё все наименования, оформите закупку и укажите начальные остатки. Так вы увидите положение дел на начало продаж.
  • Второй шаг — создайте базу покупателей и вносите данные: имена, контакты, покупки и их сумму. Она покажет вам самых преданных покупателей, тех, кто давно не приходил за покупками и кого нужно снова пригласить в магазин, поможет настроить скидки, акции и систему лояльности.
  • Третий шаг — приступайте к занесению продаж. Фиксируйте проданные товары, суммы приходов и расходов.
  • Четвёртый — смотрите аналитику продаж. Опираясь на отчёты по продажам вы увидите, на что нужно сделать упор в следующем периоде.

Начать вести учёт магазине весьма несложно. Трудности могут возникнуть в самом начале — в выборе способа системы учёта продаж и в занесении начальных данных.

Специальные программы для учёта продаж позволяют фиксировать все данные о закупках, продажах и товарно-денежных движений на компьютере и на смартфоне, показывают аналитику продаж на любом устройстве. Автоматизированное ПО для учёта продаж заберёт учёт товаров и продаж в магазине, а вы отдадите все силы на развитие бизнеса.

Как вести учет в розничном магазине. Учет товаров в Excel или программа для учета продаж в магазине?
Полина Низамова
Дата: 2018-11-19 12:47:33
2018-12-17 14:00:49

Источник: https://cloudshop.ru/content/pravila-ucheta-v-magazine

Оформляем торговые операции: чем отличаются договор поставки, договор купли-продажи и договор розничной купли-продажи

Как правильно составить документооборот в розничной торговле

  • Новости
  • Подтверждающие документы

Оформляем торговые операции: чем отличаются договор поставки, договор купли-продажи и договор розничной купли-продажи

8 октября 2018 Алексей Крайнев Юрист по налоговым, трудовым и гражданским правоотношениям

С торговыми операциями приходится сталкиваться каждому бухгалтеру.

Ведь даже если компания занимается исключительно оказанием услуг или выполнением работ, ей нужно закупать инструмент, материалы, основные средства. А иногда возникает необходимость продавать ставшее ненужным имущество.

При этом покупателями могут быть как иные организации, так и физические лица, в том числе сотрудники самой компании. Наша сегодняшняя статья поможет правильно выбрать вид договора для оформления той или иной торговой операции.

Гражданский кодекс РФ предусматривает несколько вариантов оформления торговых отношений.

Так, статья 454 ГК РФ дает возможность заключить «простой» договор купли-продажи; статья 492 ГК РФ регламентирует договор розничной купли-продажи, а статья 506 ГК РФ — договор поставки, который также является разновидностью купли-продажи. Какой из этих договоров нужно составить в конкретной ситуации? Давайте разбираться.

Обязательные признаки договора поставки

Начнем с договора поставки. Он характеризуется следующими признаками. Во-первых, обе стороны такого договора являются участниками предпринимательской деятельности. Это означает, что продавцом по договору поставки (поставщиком) может выступать либо организация, либо индивидуальный предприниматель. Физическое лицо, не зарегистрированное в качестве ИП, поставщиком быть не может.

Что касается покупателя по договору поставки, то предполагается, что он приобретает товары для использования в предпринимательской деятельности или в иных целях, не связанных с личным, семейным, домашним и иным подобным использованием.

То есть в данном случае статус покупателя не имеет значение, а важна лишь цель приобретения товаров. Поэтому покупателем по договору поставки может быть и «обычное» физлицо. Например, такое возможно, если человек только планирует зарегистрироваться в качестве ИП или создать организацию.

В этом случае он может, будучи «обычным» физлицом,  приобретать по договору поставки необходимые для предпринимательской деятельности товары (оргтехнику, офисную мебель, материалы для ремонта и т.п.). Об этом, в частности, сказано в пункте 5 постановления Пленума ВАС РФ от 22.10.

97 № 18 «О некоторых вопросах, связанных с применением Положений Гражданского кодекса Российской Федерации о договоре поставки» (далее — постановление Пленума ВАС РФ № 18).

Проверить контрагента на признаки фирмы‑однодневки и наличие дисквалифицированных лиц

Во-вторых, предметом договора поставки являются производимые или закупаемые продавцом товары.

То есть сфера применения договора поставки ограничена двумя ситуациями: производитель реализует свой товар, либо «перекупщик» реализует товар, который ранее был закуплен именно для цели перепродажи.

Наконец, в-третьих, договор поставки всегда предполагает установление срока или сроков передачи товаров. Это вполне логичное условие, так как товары приобретаются покупателем для использования в предпринимательской деятельности, которую необходимо планировать.

Заметим, что хотя формулировка статьи 506 ГК РФ не исключает возможность заключения разового договора поставки, однако по своей сути поставка подразумевает длительные отношения между сторонами. Об этом свидетельствуют, в частности, положения статьи 508 ГК РФ, которая регулирует периодичность поставок.

Таким образом, классический договор поставки подразумевает некую регулярность передачи товаров и множественность партий.

Например, на основании такого договора производитель может закупать у поставщиков комплектующие, необходимые для производства, либо может сам поставлять свои товары в торговую сеть или на склад дилера.

Суммируя все вышеизложенное, получаем, что договор поставки заключается, если одновременно выполняются следующие условия:

  • и продавец, и покупатель занимаются предпринимательской деятельностью;
  • товар, который продает поставщик, либо произведен им самим, либо закуплен у третьих лиц для дальнейшей перепродажи;
  • договором предусмотрен срок (сроки) передачи товара.

Если хотя бы одно из этих условий не выполняется, то договор поставки не применяется, и необходимо рассмотреть иные варианты оформления торговых операций.

Бесплатно составить и распечатать договор поставки по готовому шаблону

Также отметим, что договор поставки не заключается при продаже «офисных» товаров через розничные магазины. Такие отношения всегда регулируются договором розничной купли-продажи. Данное правило применяется независимо от того, кто является покупателем — «обычное» физлицо, ИП, или представитель организации (п. 5 постановления Пленума ВАС РФ № 18).

Товар покупается для личных целей

Перейдем к оставшимся двум видам договоров. Когда заключить договор розничной купли-продажи, а когда — «простой» договор купли-продажи?

Предположим, что не выполняется первое из перечисленных  выше условий, необходимых для оформления договора поставки: покупателем товара выступает «обычный» человек (не имеющий статуса ИП), который приобретает товар для личного использования.

Казалось бы, в этом случае нужно заключить договор розничной купли-продажи. Но этот вывод будет верным далеко не всегда. Дело в том, что розничная купля-продажа также имеет свои обязательные признаки.

И условие о том, что покупателем является «обычное» физлицо, приобретающее товар для личного использования, — это только один из таких признаков.

Вторым обязательным признаком розничной купли-продажи является специализация продавца. По правилам статьи 492 ГК РФ договор розничной купли-продажи заключается только в том случае, если продавец осуществляет предпринимательскую деятельность по продаже товаров в розницу.

А это значит, что если розничная торговля не является для организации видом деятельности (в частности, не указана в ЕГРЮЛ), то она не может вступать в качестве продавца по договору розничной купли-продажи.

В таком случае нужно оформить «простой» договор купли-продажи, даже если покупателем будет «обычное» физлицо, которое приобретает товар для личных нужд.

Продажа бывшего в употреблении имущества

«Простой» договор купли-продажи следует заключить и в той ситуации, когда организация продает свое собственное, бывшее в употреблении имущество.

При этом не имеет значение, кто является покупателем — другая организация или физлицо (в том числе ИП).

Ведь в этом случае не выполняется второе обязательное условие договора поставки: продается товар, который закупался не для перепродажи, а для собственных нужд организации.

Таким образом, при распродаже основных средств и иного имущества, которое использовалось организацией, нужно оформить «простой» договор купли-продажи.

Обмениваться с контрагентами юридически значимой «первичкой» через интернет Входящие бесплатно

Условие о сроке передачи товара

В заключение рассмотрим еще одну ситуацию. Предположим, организация закупила или произвела небольшую партию товара, и нашла на нее покупателя — другую коммерческую организацию или ИП. Как оформить такие отношения: договором  поставки или «простым» договором купли-продажи?

Ответ на этот вопрос зависит от договоренности сторон насчет срока передачи товара. Если стороны согласовали такой срок и включили его в договор, то он автоматически становится договором поставки. Данный вывод подтверждается в упомянутом пункте 5 постановления Пленум ВАС РФ № 18.

В нем сказано, что независимо от наименования договора, названия его сторон либо обозначения способа передачи товара в тексте документа отношения сторон должны квалифицироваться как поставка, если имеются все признаки, указанные в статье 506 ГК РФ.

Напомним, что условие о сроке (сроках) передачи товара является одним из таких признаков.

А значит, если стороны договора — участники предпринимательской деятельности, предмет договора — произведенный продавцом или закупленный им для перепродажи товар, и в договоре установлен срок передачи товара, то это договор поставки. Если же в договоре такой срок не обозначен, то речь идет о «простом» договоре купли-продажи и положения ГК РФ о поставке на него не распространяются.

Проверить финансовое состояние своей организации и ее контрагентов

Источник: https://www.BuhOnline.ru/pub/beginner/2018/10/13945

Документооборот в отделе продаж пример. Документооборот в маркетинге и продажах

Как правильно составить документооборот в розничной торговле

Документооборот – важная и обязательная составляющая практически любой деятельности, связанной с торговлей, правильная организация которого является гарантией верного и полного отражения всех операций в бухгалтерском и налоговом учете .

Организация документооборота

Несмотря на повсеместную компьютеризацию, предприятия торговли обязаны иметь в распечатанном виде документы, отражающие товарооборот, движение ТМЦ и денежных средств, а также формирование наценки, взаиморасчеты с дебиторами и кредиторами.

Организация документооборота – задача руководителя предприятия. Правила документооборота должны быть прописаны в учетной политике компании. Вместе с ней руководитель утверждает:

  • формы неунифицированных первичных документов, используемых на предприятии;
  • формы документов внутренней отчетности;
  • периодичность формирования отчетов;
  • технологию обработки данных учета.

При организации документооборота учитывают размеры и внутреннюю структуру компании, частоту проведения хозяйственных операций, специфику деятельности. В любом случае правила внутреннего документооборота не должны нарушать действующее Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете.

Организация документооборота предполагает разработку правил формирования и пути движения для каждого документа.

С этой целью руководством определяются ответственные лица на каждом этапе создания документа, графики передачи документации в другие структурные подразделения, периодичность составления отчетности.

Каждый документ в организации должен пройти следующий путь:

  1. создание,
  2. передача документа в бухгалтерию,
  3. проверка и обработка документа,
  4. архивирование.

Основные документы, используемые в торговле

Каждая операция должна быть подтверждена соответствующим документом. Обычно в качестве первичных используют унифицированные формы документов.

Если на предприятии по указанию руководства применяются неунифицированные формы первичных документов, они в любом случае должны быть оформлены с соблюдением действующих правил и, как минимум, должны иметь номер и дату составления, информацию об организации в виде ее реквизитов, содержание хозяйственной операции и подпись ответственных лиц с расшифровкой. На СБУ возлагается ответственность за проверку правильности составления первичных документов. Только правильно составленные документы имеют законную юридическую силу и могут быть приняты к учету.

Поступление товара

В торговую компанию товар поступает по товаросопроводительным документам, к которым относят:

  • обычную, товарно-транспортную или железнодорожную накладную от поставщика, один экземпляр которой с подписью лица, ответственного за доставку остается в торговой организации;
  • счет-фактуру от поставщика;
  • акт приемки товара с подписями передающей и принимающей сторон;
  • ведомость или акт установления расхождений по количеству и качеству товара.

Пакет документов подшивается к товарному отчету или передается в бухгалтерию отдельно.

Продажа и перемещение товарно-денежных ценностей

При продаже и перемещении товара оформляются:

Ежедневно по каждой торговой точке в конце дня формируются:

  • товарный отчет, отражающий остатки товара на начало дня, приход товара, данные о продаже, возвратах, списаниях и передачах товара;
  • кассовый отчет, отражающий остаток денежных средств в кассе на начало и конец дня, операции поступления и выдачи денежных средств, подтвержденные кассовой лентой.

Данные кассового и товарного отчетов об операциях за день должны обязательно сходиться. В зависимости от специфики деятельности торгового предприятия товарный отчет может быть подтвержден первичными документами (накладными, актами на возврат, списание и приемку-передачу товара).

К товарному отчету прилагается:

  • реестр действующих цен, актуальных на данную дату (прайс-лист);
  • ведомость продаж;
  • ведомость наценок, если они формируются непосредственно в торговой точке и отчет составляется с учетом;
  • ведомость переоценок в течение дня.

Кассовый отчет также в зависимости от специфики деятельности торговой точки может помимо кассовой ленты и отчета ККМ на начало и конец дня содержать приходные и расходные кассовые ордера, ведомость изъятия денежных средств инкассацией.

Ревизии

В любой торговой организации согласно графику, утвержденному руководством, периодически должны проводиться ревизии.

При проведении ревизий составляются акты на списание недостач и оприходование излишков товара, которые должны быть подписаны ревизорами и материально-ответственными лицами в месте, где проводится проверка.

Данные ревизии также предаются в СБУ для коррекции товарных остатков и начисления заработной платы материально-ответственным лицам.

Отчеты

Для составления финансовой отчетности компании и управленческого учета по распоряжению руководства помимо ежедневного товарного и кассового отчетов могут составляться:

  • отчет по формированию наценки;
  • отчеты по расчетам с поставщиками и покупателями;
  • отчеты по реализации, в том числе и по отдельным товарным группам.

Периодичность составления таких отчетов не регламентируется законодательством и остается на усмотрение руководства.

(наименование работодателя)(гриф утверждения)
ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОТДЕЛЕ ПРОДАЖ
(отметка об учете мнения представительного органа работников)

1. Общие положения

1.1.Отдел продаж является самостоятельным структурным подразделением организации.

1.2. Отдел продаж формируется приказом директора организации.

1.3. Отдел продаж ликвидируется приказом директора организации.

1.4. Отдел продаж возглавляет начальник, который назначается директором организации и подчиняется непосредственно директору организации.

1.5. Сотрудники отдела продаж принимаются на работу и переводятся на должности отдела директором по представлению начальника отдела продаж.

1.6. Отдел продаж в своей деятельности руководствуется:

Действующими законодательными и нормативными актами;

Уставом организации;

Настоящим положением;

– ________________________

1.7. На время отсутствия сотрудников отдела (командировка, болезнь, отпуск и т.п.) их обязанности исполняют лица, назначенные в установленном порядке, которые приобретают соответствующие права и обязанности и несут ответственность за ненадлежащее исполнение своих обязанностей.

2. Структура отдела

2.1. Структуру и численность отдела продаж определяет директор организации приказом по согласованию с начальником отдела продаж и отделом кадров.

2.2. Отдел состоит из одного структурного подразделения, возглавляемого начальником отдела.

При этом в отдел продаж входят сотрудники, занимающие должности:

2.3. Распределение обязанностей сотрудников отдела и утверждение их должностных инструкций осуществляет начальник отдела продаж по согласованию с директором организации, отделом кадров.

3. Задачи и функции отдела продаж

3.1. Задачи отдела:

3.1.1. Продажа товаров организации.

3.1.2. Планирование и прогнозирование продаж товаров организации.

3.1.3. Формирование спроса на товары организации.

3.1.4. Изучение конъюнктуры рынка.

3.1.5. Оформление документации по сделкам с покупателями и поставщиками.

3.2. Функции отдела:

3.2.1. Участие в подготовке прогнозов, планов продаж товаров.

3.2.2. Участие в разработке ценовой политики, схем скидок в зависимости от различных факторов.

3.2.3. Обеспечение согласованности планов снабжения организации товарами и планов сбыта товаров.

3.2.4. Контроль за состоянием запасов товаров на складе, обеспечение своевременного пополнения запасов товаров на складе.

3.2.5. Выявление потенциальных покупателей товаров (посредники, розничные торговые организации и т.д.) и установление деловых контактов для дальнейших продаж.

3.2.6. Ведение переговоров с покупателями, согласование условий поставки, заключение договоров поставки.

3.2.7. Оформление документации на поставку товаров покупателям.

3.2.8. Определение формы и способа оплаты товаров в зависимости от типа покупателей и условий поставки.

3.2.9. Обеспечение подготовки партий товаров покупателям в установленные сроки и в полном объеме.

3.2.10. Обеспечение своевременного поступления оплаты за реализованные товары.

Источник: https://miressens.ru/dokumentooborot-v-otdele-prodazh-primer-dokumentooborot-v/

Документооборот в маркетинге и продажах #бизнес-решения #СЭД #ECMJ

Как правильно составить документооборот в розничной торговле

Деятельность, связанная с маркетингом и продажами, есть в любых организациях, функционирующих в рамках рыночной экономики. Вариантов же реализации и подходов к документационному сопровождению этой деятельности великое множество.

В данной статье мы попробуем понять, что такое маркетинг и продажи, с точки зрения ИТ, и как они связаны с управлением документооборотом. И сразу будем оперировать терминами CRM и ECM систем, подразумевая, что читатель в целом знаком с их функциональными задачами.

Что такое маркетинг и продажи

Для начала договоримся о четком разделении маркетинга и продаж.

Определений терминов «маркетинг» и «продажи» более чем достаточно. Многие авторитетные специалисты, книги и даже публикации, посвященные этим вопросам, предлагают собственные определения.

Однако в кругу ИТ-специалистов сложилась свое понимание, основанное, прежде всего, на функциональности CRM-систем, в которых «маркетинг» и «продажи» это два разных модуля с примерно понятными задачами.

Для удобства будем использовать именно такой, «ИТешный», понятийный аппарат.

Итак, маркетинг – это:

●   сегментирование и таргетирование списков клиентов;

●   управление маркетинговыми кампаниями (рекламные воздействия, выставки и т.д.);

●   лидогенерация.

Продажи – это организация прямых сценариев продаж, которые включают в себя управление возможными сделками, предложениями, заказами, счетами и т.д.

Один из известнейших инструментов в продажах – управление воронкой продаж.

Воронка продаж (sales pipeline) – это организация продаж в виде бизнес-процесса, где на каждый последующий этап переходит все меньшее число потенциальных клиентов, а на выходе есть реальные клиенты.

Документооборот в маркетинге

Реализация задач маркетинга – это в равной степени творческий и научный процесс. И первое, и второе создают и потребляют огромные объемы документов, медиа-контента, требуют организации взаимодействия большого числа людей. Все это задачи для ECM системы – фактически, CRM говорит «как сделать» маркетинг, а ECM говорит «из чего сделать маркетинг».

Организация маркетинга обычно циклична и удобным представлением является цикл Деминга (PDCA). Сведем задачи, решаемые CRM и ECM, в общую таблицу:

Этап маркетингаЗадачи CRMЗадачи ECM
Планирование●   Выделить аудиторию●   Сформировать список задач●   Сформировать цели●   Назначить ответственных●   Предоставление документов и прочей информации участникам●   Подготовка и согласование контента●   Взаимодействие участников●   Официальная переписка с контрагентами●   Поддержка бизнес-процессов вне контура CRM (например: согласование договоров, подготовка служебных записок и т.д.).
Исполнение●   Поставить задачи конкретным работникам●   Фиксировать взаимодействия●   Фиксировать отклики●   Фиксировать лиды
Контроль●   Оценка эффективности воздействия●   Оценка достижения целей
Корректировка●   Корректировка аудитории●   Перепланирование

Документооборот в продажах

В продажах есть несколько точек соприкосновения ECM и CRM.

Прежде всего, продавцы нуждаются в документации по продуктам и услугам компании, которые должны быть легко доступны как для самостоятельного изучения, так и для предоставления потенциальным клиентам.

Документацию необходимо разрабатывать и поддерживать, что требует такой функциональности ECM систем, как версионность и совместная работа с документами.

В ходе процесса продажи часто возникает необходимость в официальной переписке с клиентом. Официальное письмо должно быть подготовлено в соответствии с утвержденным шаблоном, согласовано согласно утвержденному регламенту, подписано уполномоченным лицом, зарегистрировано и отправлено контрагенту. Все это – функции ECM-системы.

Когда клиент готов купить наш продукт или воспользоваться нашими услугами, требуется подготовить договорные документы. В зависимости от сложности продукта или услуги, а также от объема сделки, процесс может включать множество различных операций.

Для создания типовых договоров хорошо использовать готовые шаблоны, которые предварительно также разрабатываются и утверждаются. Для нестандартных договоров может потребоваться отправка заявки на разработку договора в юридический отдел. Согласование документа часто включает несколько различных подразделений, плюс контрагента.

Как и письмо, после подписания договор требует регистрации и отправки. Какие-то из этих операций можно реализовать в CRM, но не все, и, как правило, это нецелесообразно.

Не стоит также забывать о тендерах. Для работы с ними нередко требуется отдельный бизнес-процесс, работа с большим количеством документов, участие большого количества подразделений и сотрудников. Вполне может возникнуть необходимость в организации совещаний, что в свою очередь, включает подготовку и согласование повестки, оформление протокола, контроль хода исполнения принятых решений.

Чем сложнее продукт или услуга, тем с большим количеством документов имеет дело продавец, тем больше людей привлекаются к процессу. Основная система для продавца – CRM, а описанные выше задачи являются прерогативой ECM-систем.

Наиболее очевидным решением в данном случае является предоставление возможности продавцу работать с объектами ECM непосредственно из интерфейса CRM: создавать и открывать документы, запускать и принимать участие в бизнес-процессах.

Работа должна быть простой и прозрачной, где каждая система выполняет свою задачу, а пользователь лишь использует готовый результат.

Классификация типов продаж

Разнообразие видов продаж в разных бизнесах не позволяет говорить о них «в целом», кроме как на совсем общем уровне. Чтобы углубиться и понять, где управление документооборотом наиболее важно, введем классификацию типов продаж:

●   Розничные продажи: торговые сети, общественное питание, розничные банки.

●   Оптовые продажи: промышленные предприятия, оптовые поставщики.

●   Индивидуальные продажи: продажа сложной технической продукции с адаптацией под требования клиентов, продажа услуг, продажа дорогой недвижимости.

Специфика розничных продаж

Документационная поддержка непосредственно процесса продаж в данном случае ограничена, но и тут есть огромное пространство для применения ECM.

Речь, прежде всего, об электронных архивах. Для примера рассмотрим работу салона связи. Некоторые документы, которые появляются в процессе продажи:

1.    Договора с клиентами на подключение услуг.

2.    Отчеты о продажах.

3.    Z-отчеты при закрытии смены.

4.    Накладные на приемку товара.

Все эти документы нужно как можно скорее отправить на обработку в головной офис компании. Вариантом решения задачи является сканирование всех документов с автоматической отправкой в центры учета. При этом компания получает возможность ускорить процессы обработки, сразу формирует архив образов и усиливает контроль над доставкой оригиналов документов.

Специфика оптовых продаж

В данном случае ECM применяется очень широко. Существует потребность в участия в тендерах, согласования не типовых договоров, официальной переписки с клиентами – все это задачи ECM-систем.

Также актуален оборот первичных документов: накладных, счетов-фактур, счетов и т.д. Образы документов нужно помещать в электронные архивы, регистрировать факт наличия оригиналов и управлять их хранением.

Еще большие перспективы в обработке первичных документов открывает межкорпоративный юридически-значимый документооборот – ведь в перспективе вообще можно отказаться от оборота бумажных первичных документов и радикально снизить затраты на его поддержку.

Специфика индивидуальных продаж

Индивидуальные продажи в целом слабо поддаются формализации. Условно, чтобы продать самолет или, например, проект строительства моста, CRM технологии существенно менее значимы относительно ECM технологий. Ведь главное не форма и способ, а суть и содержание продажи.

В такого рода продажах по каждой сделке формируется огромное число разнообразных документов, проходят десятки и сотни различных согласований. Организуются комитеты, проводятся встречи и принимаются решения.

CRM отлично подойдет для фиксирования взаимодействий, планирования работ, обзора 360 по клиенту. Но вся суть продажи – будет в ECM системе.

Вывод

Как видно, в каждой области, которую охватывают современные CRM-системы, требуется управление различными видами контента.

Для эффективной работы пользователей CRM, необходимый контент должен быть у них под рукой, независимо от задачи, которую они в данный момент выполняют.

При этом критически важно, чтобы к нему имели доступ и другие сотрудники компании, пользователи ECM, которые участвуют в разработке, согласовании, учете и других процессах и функциях, необходимых для создания и поддержания контента в актуальном состоянии.

Решение в данном случае достаточно очевидно. Необходимо позволить CRM-системе получать доступ и в полной мере использовать контент ECM-системы.

Аналогично тому, как персональные компьютеры больше подходят для создания контента, а мобильные устройства – для его потребления, ECM предоставляют большой набор инструментов для управления корпоративной информацией, в то время как CRM позволяют эффективно использовать эту информацию для привлечения клиентов и повышения доходов компании.

Материалы по теме

●   CRM или ECM – что вперед? // ECM-Journal.ru

●   ECM и CRM: вместе или врозь? // DIRECTUM Club

●   Конвергенция ECM и CRM // ECM-Journal.ru

●   Сценарии совместной работы ECM-системы DIRECTUM и MS Dynamics CRM 2011 // Akelon

Источник: Akelon

Источник: https://ecm-journal.ru/post/Dokumentooborot-v-marketinge-i-prodazhakh.aspx

Как правильно вести розничную торговлю

Как правильно составить документооборот в розничной торговле

Торговля в розницу подразумевает много предписаний, правил и подводных камней. Причем они различаются в зависимости от применяемой организацией-продавцом системы налогообложения.

Для каждой из них есть свои нюансы и особенности того, как правильно вести розничную торговлю.

В этом материале мы подробно расскажем, что и как нужно делать, чтобы не было проблем с покупателями и контролирующими органами.

Отличие розничной торговли от оптовой

Для начала разберемся, какая торговля считается розничной. Кажется, что все просто: когда продается сразу много товара, то это — торговля оптом, а когда поштучно или малыми количествами, то это розница. Однако отличие розничной торговли от оптовой, на самом деле, не в этом.

По закону считается, что вы продаете товары в розницу, если покупатель использует их в личных, а не в предпринимательских целях. Но как продавец вы не обязаны контролировать, что делает с товаром тот, кто у вас его купил.

При этом вы не можете продать в розницу, например, торговое или кассовое оборудование, то есть, такой товар, который нельзя использовать в личных целях.

Розничная торговля отличается от оптовой и документацией, ее сопровождающей. Продавая товар в розницу, вы не должны выписывать организации-покупателю счет-фактуру на товар, иначе сделка может быть признана оптовой.

Как оформить розничную продажу без последствий

Одно из главных правил — выдача покупателю документа об оплате.

Это может быть письменный договор купли-продажи, кассовый или товарный чек, а также другой документ, подтверждающий оплату (например, бланк строгой отчетности или приходный кассовый ордер).

В очень редких случаях никакие документы не нужны. Попробуем разобраться, как оформить розничную продажу без последствий. Рассмотрим все возможные варианты.

Договор розничной купли-продажи

Вообще-то этот договор обязателен при любой сделке розничной продажи. Но чаще всего его не обязательно заключать письменно. Например, при простой покупке в магазине это делается устно.

Условием для устного заключения договора купли-продажи является совпадение моментов передачи товара покупателю и его оплаты.

Как только выдан кассовый или товарный чек, договор считается заключенным, а эти документы, в свою очередь, юридически его подтверждают.

Письменный договор купли-продажи необходим, когда товар покупается, например, в рассрочку, то есть, моменты передачи товара и его оплаты не совпадают. Договор, закрепленный на бумаге, обязателен также при продаже товаров по образцам или дистанционно.

Кассовый чек

При продаже товаров в розницу за наличные или с использованием платежных карт продавец обязан выдать покупателю кассовый чек. С 2020 года в чек добавились новые обязательные реквизиты.

В том числе в перечне реквизитов должны быть данные ОФД, к которому подключена онлайн-касса — ее поставить должны уже почти все предприниматели.

Даже если у вас совсем небольшая торговая точка, вы можете быстро и недорого организовать рабочее место кассира-продавца. Сервис МойСклад предлагает удобное современное решение для автоматизации магазина.

Просто подключите фискальный регистратор к своему ноутбуку — теперь вы можете пробивать кассовые чеки!

Товарный чек

Подтверждением заключения договора розничной купли-продажи может являться и товарный чек. За некоторыми исключениями, в большинстве случаев его можно не выписывать.

Вы обязаны выдать товарный чек покупателю, если торгуете непродовольственными товарами вразнос, а также при продаже мебели, оружия и патронов, автомобилей, мототехники, прицепов и номерных агрегатов.

Если кассовый чек не содержит таких сведений о товаре как наименование, артикул, сорт, вид и другие характеристики, то товарный чек также обязателен при продаже:

  • текстильных, швейных, трикотажных, меховых изделий,
  • технически сложных товаров бытового назначения (средства связи, музыкальная аппаратура, электроприборы и т.п.),
  • драгоценных металлов и драгоценных камней,
  • животных и растений,
  • строительных материалов.

Кроме того, товарный чек выдается по требованию покупателя.

Этот документ составляется в произвольной форме. На нашем сайте вы можете скачать бланк товарного чека, а также уточнить обязательные реквизиты, которые он должен содержать.

Торговля без кассового аппарата

Компаниям, которые платят единый налог на вмененный доход (ЕНВД), а также индивидуальным предпринимателям, применяющим патентную систему налогообложения, разрешается торговля без кассового аппарата до июля 2021 года.

Торговать без кассы до 1 июля 2021 года могут только ИП без работников на трудовых договорах, которые:

  • продают товары собственного производства,
  • выполняют работы,
  • оказывают услуги.

Все остальные, в том числе ЕНВД и патент, обязаны были поставить кассу еще к 1 июля 2019 года.

Но закон все же разрешает некоторым предпринимателям работать вообще без кассы. Это зависит не от режима налогообложения, а от вида деятельности.

Правила оформления ценников

В розничной торговле не менее важно соблюдать правила оформления ценников. Если они не соответствуют форме, утвержденной Правительством, или если на каком-то из них указана неверная цена, это тоже может привести к штрафам.

Оформить ценник правильно — это значит разместить на нем информацию о наименовании товара, его сорте и цене за вес или единицу (обязательно в рублях).

По правилам, вступившим в силу с января 2016 года, допускается оформление ценников как на бумаге, так и на любом другом носителе — главное, чтобы информация была хорошо видна.

Например, цены могут указываться на грифельной доске, на электронном или световом табло. Во всех случаях оформление должно быть четким и единообразным.

На нашем сайте вы можете всегда уточнить, как правильно оформить ценник, бесплатно скачать шаблоны, либо заполнить и напечатать ценники онлайн.

В магазине этот документ считается публичной офертой, и продавец обязан продать товар именно по той цене, которая в нем значится.

Невыполнение этого условия так же, как и несоблюдение правил оформления ценников, считается грубым нарушением закона.

Если цена на ценнике и на кассе не совпадет, это может привести к административным санкциям, даже если в магазине просто не успели поменять ярлыки.

При торговле книгами, а также при разносной торговле ценники не нужны. Продавая товары вразнос, необходимо иметь прейскурант с указанием наименований и цен товаров. Прейскурант заверяется подписью лица, ответственного за его оформление, и печатью продавца.

Ответственность за нарушение правил торговли

Если ваша организация обязана выдавать кассовый чек на каждую покупку, а проверка выявила, что продавец этого не сделал, это может обернуться неприятными административными санкциями.

Ответственность за нарушение правил торговли, в частности, за неприменение кассовой техники, регулируется ст. 14.5 КоАП РФ. Для должностных лиц штраф составит от 1,5 до 2 тысяч рублей, для индивидуальных предпринимателей — от 3 до 4 тысяч, для организаций — от 30 до 40 тысяч.

Такие же санкции предусмотрены за невыдачу товарного чека в тех случаях, когда закон вменяет это в обязанность.

Если проверяющие органы поймали вас на расхождении ценников с реальной стоимостью товара, ваш магазин может быть оштрафован на 10-20 тысяч рублей, а сотруднику, не выдавшему чек, придется заплатить в казну государства от 1 до 2 тысяч. В случае повторных нарушений последствия могут быть более серьезными, вплоть до закрытия вашего магазина.

Сотрудники контролирующих органов могут «подловить» кассира на неправильном порядке выдачи сдачи и чека. Если кассир сначала положил сдачу, а потом отдал чек, для проверяющего это может стать поводом придраться. Кассовый чек необходимо вручать покупателю одновременно со сдачей, не до и не после. Иначе это грозит штрафом за неприменение ККТ.

Другое распространенное нарушение правил торговли, которое влечет серьезную ответственность — часто кассиры не додают в сдаче покупателю мелочь. Это может быть интерпретировано как обман потребителя (ст. 14.7 КоАП).

Для граждан штраф в этом случае составит от 3000 до 5000 рублей, для должностных лиц — от 10 до 30 тысяч рублей, для юридических лиц — от 20 до 50 тысяч.

Как вас могут поймать за нарушения правил торговли

Представители органов внутренних дел и Роспотребнадзора имеют право провести так называемую контрольную закупку (официально эта операция называется «проверочная закупка»).

Сотрудники Роспотребнадзора под видом обычных посетителей приходят в магазин и покупают определенный товар. То же самое могут сделать и сотрудники полиции, но при их проверке должны присутствовать еще два человека, которые также делают покупки.

Роспотребнадзор проверяет магазины на соответствие правилам торговли, а полиция — в рамках оперативно-розыскных мероприятий.

После совершения контрольной закупки проверяющие обязаны представиться, предъявить удостоверения и распоряжение, на основании которого проводится мероприятие. В этом распоряжении должен быть упомянут сам проверяющий, иначе контрольную закупку можно будет считать незаконной.

Сотрудники налоговой службы имеют право производить проверочные закупки только вместе с сотрудниками полиции. Налоговые инспекторы могут проверить наличие кассового аппарата и правила его установки, но не правила выдачи чека. Так что, если инспектор совершил контрольную закупку без представителей органов внутренних дел, это мероприятие незаконно.

Поводом для контрольной закупки может стать жалоба со стороны любого вашего покупателя. Иногда эти методы становятся способами конкурентной борьбы.

Вы можете даже не подозревать, что в ваш магазин собираются проверяющие органы.

И единственный рецепт спокойствия, который тут может быть — соблюдать все законы и правила всегда, каждый день, даже если кажется, что нет никаких причин тревожиться. А если что-то не понятно — обязательно выяснять.

Источник: https://www.moysklad.ru/poleznoe/shkola-torgovli/kak-pravilno-vesti-roznichnuju-torgovlju/

Ваше право и голос
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: